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Bitácora de Navegación del Project Manager

| 14 abril, 2020 | 0 Comentarios
Bitacora de Navegación

«La gente que tiene un diario vive dos veces.» Jessamyn West

Por: Jorge Valdés Garciatorres, PMP

A propósito de la cita con que empieza este artículo, voy a tratar de hilvanar varias historias que me llevaron a aplicar esta buena práctica a mi trabajo a cargo de un programa muy importante.

Ya estamos en nuestra limusina

Hace alrededor de 3 años viajé con mi esposa a Orlando, Florida, la invité aprovechando que tenía que estar por ahí para obtener una certificación y seguir desarrollando mi carrera profesional. Resulta que para aquel viaje, recién estrenaba una libreta de notas y decidí hacer una bitácora de viaje, escribiendo todas las noches lo mas relevante del día.

El punto es que estando allá, una tarde la invité a Seaworld y buscando economizar, en lugar de alquilar un auto o tomar un taxi, decidimos irnos en el shuttle del hotel que era gratuito.

Así que, puntualmente llegamos a la hora en que el transporte estaba programado. Al subir al autobús con capacidad mas o menos de 38 pasajeros. El chófer, un hombre de unos 75 años, amablemente nos dió la bienvenida y al subir al autobús, nos percatamos de que éramos los únicos. Mientras esperábamos, conversé con mi esposa acerca del viaje, era la primera vez que ella visitaba a nuestro vecino del norte y quería conocer su parecer. Conversando, pasaron unos 10 minutos, el ambiente en el autobús estaba un poco cálido y le pedí una disculpa a July, mi esposa, por no haber podido rentar una limusina para llevarla a nuestro destino.

Ella me miró tiernamente y me dijo “No te preocupes, mira, esta es nuestra limusina”, refiriéndose al autobús.

Su respuesta me genero mucha ternura y además me hizo reflexionar respecto a agradecer lo que teníamos en lugar de “quejarme” por no tener algo mejor.

Bueno, este pasaje lo registré en mi bitácora de viaje en aquel entonces y se quedó enterrado en mis notas.

A finales del año pasado, por alguna razón me encontré la libreta de notas de aquel viaje y al abrirla en una página al azar, apareció esta anécdota y me conmovió mucho volverla a vivir.

La bitácora de navegación y la cultura del registro

Lo cierto es que de manera intermitente a lo largo de mi vida quise hacerlo, quise tener una bitácora de navegación. De manera recurrente tomaba nota de luminarias de la historia que mantenían una bitácora de viaje y siempre pensé que era una buena práctica, pero, aun a estas alturas de mi carrera, mis intentos mayormente no han tenido éxito.

Mucha de las personas que admiro como Albert Einstein, Marie Curie, Mark Twain, Ernest Hemingway, Thomas A. Edison, Frida Kahlo, Charles Darwin y Leonardo da Vinci, seguramente entre muchos otros, todos ellos referentes de la historia en sus respectivos campos de acción, llevaban un registro de sus actividades diarias.

Sin lugar a duda, la cultura del registro es un importante elemento para dejar huella del conocimiento y de compartirlo. Recuerdo leer por ahí alguna novela, no se si fue en Robinson Crusoe, la famosa e interesante novela de Daniel Defoe escrita en 1719, que el personaje principal reflexionaba que los habitantes del lugar a donde había llegado ni siquiera mantenían el más elemental registro del clima diario. Insisto, no recuerdo con certeza si fue ahí, pero recuerdo que cuando leí esto me hizo reflexionar al respecto de lo mucho que dependemos de “pronosticar” el clima y en realidad esos pronósticos se basan en registros históricos de varios cientos de años atrás y después caí en cuenta de que esta reflexión aplica para casi todos los aspectos de conocimiento universal acumulado.

En mis intentos de desarrollar el hábito de registro, siempre busqué como ligar el desarrollo de una bitácora de navegación con mis actividades profesionales cotidianas.

Bitácora Maestra del Proyecto

Recientemente vi un capítulo viejito de viaje a las estrellas (Star Trek), aunque nunca fui fan, en ese capítulo hubo una escena que capturó mi atención. En ella, el Capitán Kirk “habla” con su asistente personal y registra algún hecho significativo de la jornada.

Esta situación me hizo pensar que ahora todos tenemos la posibilidad de manejar una bitácora de navegación tipo Capitán Kirk.

Un nuevo reto en el horizonte

Recientemente, fui asignado a un nuevo proyecto, el cual representa un gran reto por su nivel de complejidad técnica, la inversión que representa y el numero de canales de comunicación que involucra.

Resulta que la metodología que estamos usando para gestionar el proyecto me parece de las más robustas y bien pensadas que he visto en mi carrera profesional y como parte de uno de sus componentes me encontré un archivo que se denomina Bitácora Maestra del Proyecto.

Bueno, resulta que al ver el contenido del archivo lo que hace es que además de tener algunas funcionalidades que facilitan la presentación de información visual, consolida las bitácoras más relevantes asociadas al proyecto: Cambios, incidentes, riesgos, expectativas, supuestos… Cada una de las pequeñas bases de datos tiene su propia estructura y sus propias variables de ambiente.

Ahí es donde todo lo que he platicado en las mini historias anteriores cobró sentido, creo que las bitácoras habituales son muy útiles, sobre todo en proyectos que detentan las características del que esta bajo mi responsabilidad, sin embargo, considero que hay una bitácora importante que no se ha previsto en la Guía PMBOK o alguna otra referencia de dirección de proyectos de la que tenga yo consciencia. Esta bitácora la denominé la bitácora de navegación o Navigation Log (pues la metodología usada está en inglés).

En ella, pretendo registrar lo más relevante que sucede cada día en el proyecto. Por ejemplo: Reflexiones generales de cómo fue el día, muy importante, los pequeños o grandes logros de cada día hacia la consecución del objetivo. Así que lo que hice fue modificar el formato de la Bitácora Maestra para agregar lo que llamé el “navigation log” o la bitácora de navegación del Capitán (Valdés).

Corolario

Desde que agregué el navigation log al documento he actualizado varias veces la bitácora maestra y he logrado mantener un buen registro de todos los aspectos que contempla. Quizás no tan bueno como para el premio nobel de las bitácoras, pero si al menos para tener un nivel de control adecuado de los elementos que van surgiendo en el proyecto.

Sin embargo, recientemente revisé el navigation log y me di cuenta que no estoy siendo tan disciplinado en alimentar diariamente lo que ocurre con el proyecto, como lo he sido en otros de los logs. Al reflexionar al respecto, implementé algunas medidas que me recuerden que esto es tarea diaria.

Así que puse un recordatorio todos los días en mi celular para recordarme que tengo que hacer esto. Adicionalmente, estoy generando un registro de audio personal en whataspp para mantener ahí mis sentires, pareceres, reflexiones y aprendizajes de los puntos medulares de cada día.

Esto me ha ayudado a hacer el registro con mayor disciplina… espero realmente volverlo hábito.

Pregunta para ustedes, queridos lectores… ¿Tienen alguna práctica similar? ¿Cómo la han implementado?

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