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Cuatro pasos para crear un caso de negocio: Cómo lograr que tu proyecto figure en el portafolio corporativo

Por: Francisco Olvera y Jorge Valdés Garciatorres, PMP

La implementación de una estrategia se lleva a cabo materializando una serie de iniciativas por medio de la ejecución de proyectos. La puesta en marcha de dichos proyectos, se enfrenta a una serie de restricciones y retos, entre los que destacan la disponibilidad de recursos, el tiempo y las dependencias entre las mencionadas iniciativas.

La existencia de dichas restricciones es la manifestación de una realidad insoslayable que se puede expresar en términos muy prácticos: los recursos con los que se cuentan y las dependencias entre los proyectos no permiten que todos se ejecuten al mismo tiempo. Bueno, no permiten que todos se ejecuten, pues lamentablemente, incluso la empresa más rica del mundo, no cuenta con los recursos necesarios para conducir todas las iniciativas que su negocio le demanda. Como consecuencia de esta realidad, debemos elegir cuáles de ellos son los que aportan los beneficios que resultan más atractivos para la organización y en qué orden debían ser ejecutados, es decir, debemos asignar una prioridad.

Una herramienta clave para identificar los beneficios financieros y en función de ello establecer las prioridades, es el Caso de Negocio, que es una recopilación de información que busca determinar dos dimensiones con base a las cuales se establece la prioridad: Valor para el negocio y alineación con el plan estratégico. Un caso de negocio puede contener mucha información, mencionaremos algunas áreas que consideramos importantes para establecer un caso sólido.

Paso 1: Identificar el objetivo de negocio

Los proyectos deben tener un objetivo claro para quién lo patrocina (generalmente las áreas de negocio), ya sea aprovechar alguna oportunidad que derive en beneficios o la solución de alguna problemática que resulte un obstáculo, que detenga o frene el adecuado desempeño del negocio. Es justamente en esta etapa cuando se trabaja con la dimensión de alineación al plan estratégico, pues la ejecución del proyecto debe apegarse al plan en al menos una de las siguientes perspectivas:

• Operativa. Relacionada con reducir costos o evitar pérdidas, mantener la operación aún en su mínima expresión.
• Táctica. Reducir costos, optimizar o lograr un uso más eficiente de los recursos disponibles.
• Estratégica. Ganar más, generar una ventaja competitiva o un beneficio no antes logrado.

En esta etapa también se debe determinar en un alto nivel, los marcos de tiempo y los beneficios esperados que se constituyan como el cimiento de la justificación para la ejecución del proyecto.

Paso 2: Identifica las soluciones alternativas

En ocasiones, hay soluciones obvias para cierto problema u oportunidad. Sin embargo, en muchos casos, hay caminos alternativos. Necesitas discutir las opciones viables para identificar cuál es la alternativa que representa más ventajas en términos de calidad, costo, oportunidad y riesgo y así explicar la solución que se considera más conveniente. Para apuntalar la elección, los parámetros de beneficio que contribuyen a justificar la decisión, se deben trabajar en una secuencia iterativa de valuación y análisis, sugerimos las siguientes actividades:

• Identificar las soluciones alternativas
• Cuantificar los beneficios de la implementación de cada solución
• Estimar los costos de implementación, operación y mantenimiento de cada solución
• Determinar la forma en que cada solución se alinea con el plan estratégico
• Evaluar la factibilidad de implementar cada solución
• Determinar las dependencias de recursos escasos u otras iniciativas
• Recomendar priorizando las alternativas, con la explicación pros y contras

Paso 3: Identifica riesgos, suposiciones y restricciones

El caso de negocio es una herramienta de decisión, por lo cual debe contener información adicional al costo/beneficio y la alineación. También debe describir el escenario en que este proyecto será factible, considerando restricciones, supuestos, políticas y lineamientos de la institución. Es clave dejar claros los riesgos potenciales de la solución, con un plan de administración de riesgos, incluyendo la identificación, calificación y definición de acciones de contingencia (eliminar, transferir, mitigar o aceptar), además de comunicar que los beneficios teóricos de la solución, se pueden transformar en valores no obtenidos o bien, en la materialización de riesgos ya previstos.

Paso 4: Describe el enfoque de implementación

Para este momento, ya se ha seleccionado una alternativa de solución y se han confirmado los beneficios y costos. El siguiente paso es convencer a los patrocinadores de la iniciativa, para lo cual se hace una presentación con los elementos descritos, incluyendo las alternativas y los racionales del análisis que llevó a la elección de esta solución particular. A esto se le conoce como el enfoque del proyecto.

Esta presentación puede tener un enfoque de secuencia motivada, que ayuda a persuadir a la audiencia para ganar su aprobación.

Recuerda, un caso de negocio claramente definido es clave para visualizar y eventualmente, materializar los beneficios esperados por el patrocinador del proyecto.

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