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El manual del castor para trabajar a distancia

| 25 marzo, 2020 | 0 Comentarios
Manual del castor home office

Todo se ha vuelto muy raro, desde recibir 80 memes en una hora en tus grupos de WhatsApp, hasta tener que aprender a moverte en un mar de aplicaciones para trabajar a distancia.

Pero, como sabemos, en estos tiempos aciagos se trata menos del tipo de adversidad a la que te enfrentas que de cómo respondes ante ella.

Con eso en mente, estamos desarrollado el “Manual del castor para trabajar a distancia” para pasar una mejor cuarentena y sacarle el mayor provecho a este periodo de trabajo desde casa.

Después de todo, tenemos que hacer lo posible por seguir siendo ciudadanos funcionales con estas restricciones temporales y contribuir a que todo siga fluyendo de la mejor manera.

Un breve antecedente

Después de más de 20 años de intensa vida corporativa, decidí emanciparme y abrir mi propio negocio. Esta nueva vida la empecé a construir en 2001 cuando me visualicé a cargo de una empresa que me permitiera capitalizar todo lo aprendido.

La empresa la abrí en 2007 y tuve la fortuna de crear una red de asociados en varios países de LATAM y además pertenecer a otras redes de colaboración multinacional.

Es decir, casi de inicio, la empresa que empecé a forjar nació siendo virtual con la necesidad de colaborar a distancia. Además de esto, una de las mieles de ser tu propio jefe es que puedes darte el lujo de trabajar desde casa. Cosa que yo hago con relativa frecuencia desde hace más de 12 años.

Tecnología para trabajar a distancia

Herramienta para videoconferencias

En esta aventura me di a la tarea de buscar herramientas que facilitaran la interacción a distancia y que fueran asequibles para una empresa pequeña. Queríamos tener reuniones virtuales con vídeo y aunque al principio Skype fue una buena opción, con la adquisición que se hizo de esta herramienta notamos una baja importante en la calidad y estabilidad de la plataforma (Quizás ahora esté mejor, pero ya no lo usamos).

Nos dimos a la tarea de evaluar herramientas de videoconferencia y webinars. Evaluamos las clásicas como go to meeting, webex, connect. Todas ellas con características técnicas destacables pero muy costosas para nuestras posibilidades. También evaluamos otras menos famosas y más accesibles desde el punto de vista económico, pero muy inestables y con problemas de calidad de voz y vídeo.

Entonces, cierta vez un cliente me llamó para hacer una videoconferencia y me mandó una liga para usar zoom. Cuando vi lo sencillo que era conectarse y usar la plataforma, además de la calidad de voz y vídeo y las funcionalidades que ofrece, llamó mi atención y al ver los paquetes de precios, no lo pensé más. Había concluido mi búsqueda.

Desde entonces, a través de zoom nos reunimos virtualmente casi diario, al menos una vez al día para dar seguimiento a las iniciativas que tenemos. Además contamos con un ciclo de webinars anual desde hace más de tres años que también realizamos con zoom como principal herramienta.

Herramientas para colaborar y compartir información

Esta también fue una búsqueda azarosa y de varios años. La evaluación la hicimos usando varias herramientas en distintos periodos de tiempo. Agradezco la paciencia que me tuvieron mis colegas y colaboradores durante esos periodos de prueba.

Para lograr cubrir esta necesidad, usamos Sharepoint, Alfresco, One Note, Dropbox, Basecamp, Wrike, Trello, entre otras muchas. Al final hace más de 4 años encontramos la plataforma que nos ha permitido colaborar de manera inteligente y compartir el conocimiento entre todos los colaboradores de nuestra organización multinacional.

Igualmente, nuestro primer criterio de evaluación fue el aspecto económico. Después de una búsqueda y experimentación de más de 3 años, encontramos justo lo que buscábamos desde el punto de vista funcional y económico.

La plataforma que ha facilitado nuestra interacción a distancia, además de ofrecernos un incremento notable en productividad, es Samepage. Su principal ventaja es la facilidad de uso y su contribución a evitar el “application switching” que es  como el robo hormiga de la productividad. Además, nos ha ayudado a reducir la tasa de correos internos en un 70%, haciendo más fácil el compartir información, enriquecerla con su chat contextual y encontrarla al definir espacios temáticos.

eBook el Manual del Castor para trabajar a distancia

Con el objetivo de compartir los aprendizajes de más de 12 años de trabajo virtual, colaborando desde casa y gestionando proyectos de manera remota con equipos distribuidos en distintos países, he desarrollado el eBook: El Manual del Castor para trabajar a distancia. En estos momentos nos encontramos en las revisiones finales del eBook para que lo puedas descargar. Este manual es completamente gratuito y si estás interesado en ser de los primeros en tenerlo solamente escríbeme para que yo te lo haga llegar en breve.

En los próximos días publicaremos el eBook para que todos le puedan aprovechar.

Una nota final. Aunque el periodo de cuarentena que estamos viviendo por el COVID-19 fue el detonador de este trabajo, la verdad es que eso es un accidente que eventualmente estoy seguro, dejaremos atrás.  Pero el trabajo a distancia es una realidad que puede tener grandes ventajas para organizaciones y colaboradores si se hace profesionalmente.

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