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Un vistazo alrededor de un proyecto de equipo disfuncional

| 15 Febrero, 2012 | 0 Comentarios

Todo Proyecto enfrenta distintos obstáculos, algunos a veces parecen insalvables. Cuando sientas que tus posibilidades de éxito en un Proyecto no son muy claras, puedes ver la situación de dos maneras.

Una forma es ubicarte en un tren cuyo destino final es un desastre seguro. Si piensas de este modo. Aquí las mejores acciones a emprender: reduce al mínimo los daños, ve qué puedes salvar y trata de evitar que la empresa tire demasiado dinero y recupera algo de lo ya gastado. Si sugieres cancelar el Proyecto, en algunos círculos, puedes ser visto como un héroe.

Por otro lado, existen Gerentes de Proyectos, conocidos como artistas del cambio, y disfrutan hacerse cargo de Proyectos en crisis. De hecho, para muchos de ellos, entre peor esté un Proyecto, más les gusta. En todos los niveles hay gente así. Probablemente conozcas Directores Generales cuyo valor es rescatar empresas hundidas en el fracaso.

Puede ser que el Proyecto deba ser terminado sin importar el costo en términos económicos y de relaciones humanas. Supongamos ahora que vas a tomar el curso de acción más lógico, terminar el Proyecto.

Primero, Evalúe la Situación

Como primera acción, evalúe el estado actual del Proyecto. Esto incluye el programa y la dinámica del equipo de trabajo. La respuesta a los problemas del equipo de trabajo dependerá en principio, de dónde está el calendario. Si sólo restan 30 días de trabajo, se tendrán menos campo de acción para hacer cambios en el equipo. El mejor curso de acción en un caso así, es motivar al equipo para el jalón final y ver el calendario como un revulsivo.

Por otro lado, si el proyecto tiene muchos meses pendientes, entonces necesitas ver qué acciones tomar para reparar el daño en el equipo, así como replantear el calendario para entregar en un nuevo plazo realista. Cualquier plan debe cuidar los siguientes elementos:

Buena Comunicación

¿Has participado en un Proyecto en el cual el Gerente del Proyecto es un terrible comunicador? Generalmente, este rasgo redunda en una miserable experiencia en el Proyecto para todos los involucrados.

Baja Moral

Los equipos con una moral pobre tienden a tener canales de comunicación pobres. No deje que prevalezcan los rumores y la incertidumbre. Asegúrese de compartir la mayor información posible sobre el estado del proyecto y cualquier cosa que pueda afectar el equipo del Proyecto.

Es difícil que el problema sea un exceso de Comunicación. En cuyo caso es difícil intentar algo.

Reconocimiento Espiritual

Alabanzas y elogios. Cuando alguien del equipo ha hecho un buen trabajo, asegúrese que ellos lo sepan. La gente, cuando hace un buen trabajo no espera dinero o regalos, sólo una palmadita en la espalda y un “bien hecho” de su Gerente. Dar reconocimiento de manera formal e informal.

Otras causas de una baja moral es una retroalimentación negativa y pobre reconocimiento.

Establezca Expectativas Claras

A la gente le gusta entender lo que se espera de ellos, conocer los retos que debe cumplir. Quieren saber de qué tamaño es el dragón para matarlo. Asegúrese de dar instrucciones claras al entregar el trabajo que la gente entienda lo que se espera que hagan. Asigne el trabajo y fechas límite.

Cuando un miembro del equipo elabora un documento de entregables, como un plan de pruebas, oriéntelo sobre cómo debe prepararse.

No Sobrevenda a su Equipo

A medida que se trata de mejorar la moral, hay que tener cuidado de no sobrevender al equipo. Determinar qué exactamente se requiere para terminar el proyecto, y eliminar todo lo ajeno al Proyecto o que se puede hacer después de la implantación.

Maneje el alcance con carácter, trate de aplazar todos los cambios para después que el proyecto original se ha terminado. Una pobre moral puede hacer que su equipo pierda el foco en la fecha de terminación, lo que provoca mayor presión y la moral se degrada aún más.

Lo contrario también es posible. El equipo puede acotar algunos plazos intermedios, reconoce y alaba el hecho, la moral del equipo mejora, y puede hacer más fácil el alcance de las fechas límite pendientes.

Resumen

El documento presenta algunas ideas para hacer Proyectos exitosos. En primer lugar, entienda dónde se está en el calendario para saber el tiempo que tiene para hacer cambios significativos.

Asegúrese de identificar los problemas del equipo y, de ser es posible, las causas. Estructure un plan de acción con base en la cantidad de trabajo y el tiempo restante en el Proyecto.

Si el tiempo restante es poco, centre su esfuerzo en la programación. Si el tiempo restante es suficiente, enfóquese en levantar la moral del equipo en el Proyecto, y complemente con una buena programación. Normalmente hay muchas áreas visibles para reparar los daños en el equipo.

Comunicación, retroalimentación oportuna sobre el desempeño, determinar expectativas claras como parte del plan de rescate. Salir del camino para empezar a construir éxitos, incluso provisionales.

Estas ideas generales, y su propia aportación, le dará una oportunidad de enfrentar y cambiar las cosas. Quién puede saber si tendrá éxito y que disfrutará el reto, y al final será conocido como un artista del cambio en su propia organización.

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